Salvare una fattura elettronica sul computer non significa averla conservata a norma. È una distinzione semplice, ma fondamentale: la conservazione elettronica è un processo regolamentato che deve garantire nel tempo integrità, leggibilità e reperibilità del documento originale.
Memorizzazione e conservazione non sono la stessa cosa
L’Agenzia delle Entrate ricorda che chi emette e chi riceve fatture elettroniche deve conservarle elettronicamente. Scaricare il file XML, convertirlo in PDF o archiviarlo in una cartella cloud è utile per lavorare, ma non sostituisce da solo il processo di conservazione a norma.
Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate
Nel portale Fatture e Corrispettivi è disponibile un servizio gratuito di conservazione elettronica. Dopo l’adesione, le fatture elettroniche e le note di variazione trasmesse attraverso il Sistema di Interscambio possono essere portate automaticamente in conservazione secondo le condizioni del servizio.
Questo rende il portale dell’Agenzia una soluzione concreta per chi emette poche fatture e non ha bisogno di automazioni avanzate.
Perché allora pagare un software?
Perché il vantaggio di un software non è soltanto “conservare”. I prodotti più completi aggiungono:
- creazione guidata della fattura;
- anagrafiche clienti e prodotti;
- bollo virtuale e controlli;
- promemoria e scadenze;
- riconciliazione dei pagamenti;
- accesso del commercialista;
- report e automazioni.
Se emetti una manciata di documenti l’anno, il servizio gratuito può essere sufficiente. Se fatturi ogni settimana, il valore economico del software sta soprattutto nel tempo risparmiato e nella riduzione degli errori.
Cosa verificare prima di acquistare
- La conservazione a norma è inclusa nel prezzo oppure è un modulo separato?
- Per quanti anni è prevista?
- Cosa succede ai documenti se interrompi l’abbonamento?
- Puoi esportare facilmente fatture e ricevute SdI?
- La conservazione copre anche note di credito e altri documenti che utilizzi?
Un errore frequente: confondere consultazione e conservazione
Il fatto che una fattura sia visibile nel portale Fatture e Corrispettivi non significa automaticamente che tu abbia attivato tutte le condizioni necessarie del servizio di conservazione. Consultazione e conservazione sono funzioni diverse.
Quale soluzione scegliere
Se emetti pochissime fatture puoi partire dal servizio gratuito dell’Agenzia. Se vuoi invece automatizzare emissione, bollo, clienti e pagamenti, confronta i costi nella nostra guida al miglior software di fatturazione elettronica.
FAQ
Posso conservare le fatture semplicemente su Google Drive o Dropbox?
Puoi usarli come copia di sicurezza o archivio operativo, ma il semplice salvataggio dei file non equivale alla conservazione elettronica a norma descritta dalla normativa.
Il servizio dell’Agenzia costa?
No, l’Agenzia mette a disposizione gratuitamente un servizio di conservazione elettronica accessibile dal portale Fatture e Corrispettivi.
Se cambio software perdo le fatture?
Non dovresti, ma prima di migrare devi verificare modalità di esportazione, conservazione già effettuata e condizioni applicate dal vecchio fornitore.
Questa guida è informativa e non sostituisce le indicazioni del tuo consulente o del responsabile della conservazione.